Электронная трудовая книжка: что изменилось для сотрудников и работодателей в 2025 году

Современный рабочий день невозможно представить без смартфона, чата с коллегами и привычных напоминаний о задачах в онлайн-планере. Но вот представить трудовую книжку без привычной обложки, печатей и записей от руки до недавнего времени удавалось не всем. Теперь все иначе: электронные трудовые книжки стали не просто нововведением — они заметно изменили сам подход к хранению и подтверждению стажа. Для одних это долгожданная эволюция, для других — новая головоломка. Как изменился документооборот, что стало проще, а что сложнее, и на что обратить внимание тем, кто строит свою карьеру?

Что такое электронная трудовая книжка: простыми словами

Электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного документа, фиксирующего историю трудовой деятельности. В ней отражаются сведения о приёме на работу, переводах и увольнениях, общем стаже, а также другие сведения, ранее требовавшие ручного заполнения и хранения на бумаге.

Теперь эти данные формируются работодателем в специальной системе, находятся в облачном хранилище и доступны сотруднику практически в любое время. Перейти на новый формат стало возможным уже несколько лет назад, а с 2025 года электронные трудовые книжки для многих — не опция, а базовый стандарт трудовых отношений.

Почему переходят на электронный формат

Причины перехода частично лежат на поверхности: цифровизация всех сфер жизни требует новых решений и в кадровом учёте. Бумажные документы легко теряются, портятся, требуют постоянного контроля и хранения. К тому же оформление бумажной трудовой книжки у новых сотрудников занимало время, а ошибки в записях могли стать серьёзной проблемой для самого работника.

В электронном виде информация защищена от случайной потери, не занимает места в шкафу и не зависит от человеческого фактора. Кроме того, работодатели быстрее могут передавать сведения в государственные системы, а сотрудники — оперативно получать справки и подтверждения для любых целей.

Преимущества электронных трудовых книжек в 2025 году

Переход на электронные трудовые книжки обещает целый ряд плюсов для обеих сторон трудовых отношений:

• Удобство доступа к информации. Больше не нужно искать документы в архивах или обращаться за выписками — все записи доступны онлайн в личном кабинете.
• Снижение риска ошибок и потерь. Электронная система минимизирует риск неправильных записей, потери данных при пожаре или переезде отдела кадров.
• Быстрое оформление трудоустройства. Новый сотрудник может сразу предоставить цифровую выписку, а работодатель — внести запись, не дожидаясь бумажной книжки.
• Простота получения справок о стаже и зарплате. Данными можно воспользоваться для оформления пенсии, кредита или визы, запросив выписку в пару кликов.
• Защита от подделок. Электронные записи практически невозможно фальсифицировать — каждый шаг фиксируется в защищённой системе.
• Экологичность. Меньше бумаги — меньше вреда природе.

Минусы и сложности электронных трудовых книжек

Но у цифровых форматов, конечно, есть и свои недостатки, которые важно понимать:

• Зависимость от технических систем. В случае сбоев, кибератак или временного отсутствия доступа к интернету получить сведения становится труднее.
• Психологические барьеры у сотрудников. Людям старшего поколения бывает сложно доверять облачным сервисам и новому формату учёта стажа.
• Переходный период. Многие работодатели столкнулись со сложностями при внедрении новых систем: обучение персонала, переработка регламентов, внесение архивных данных.
• Ограниченный личный контроль. Работник не может внести исправления самостоятельно — для любого изменения нужно обращаться через работодателя или официальные сервисы.
• Опасность технических ошибок. Случаи некорректной интеграции, задержки передачи данных или сбоя сервисов всё ещё случаются.

Как получить электронную трудовую книжку

Переход на электронную систему происходит автоматически для новых сотрудников, а тем, кто уже работает, была предложена возможность выбрать между электронным и бумажным форматом.
Для получения доступа к данным потребуется:

1. Зарегистрироваться на едином портале государственных услуг.
2. Авторизоваться в личном кабинете.
3. Найти раздел о трудовой деятельности и просмотреть официальные записи.

Для получения выписки о стаже или истории работы достаточно скачать соответствующий документ или запросить его в специализированных сервисах.

Что делать, если данные некорректны

При обнаружении неточностей в электронной трудовой книжке стоит сразу обратиться к работодателю или в сервис поддержки.
Порядок действий обычно такой:

• Проверить информацию через портал.
• Написать заявление или запросить корректировку в отделе кадров.
• В случае отказа — обратиться в органы трудового надзора либо воспользоваться специальной функцией на государственном портале.

Варианты решения вопроса зависят от специфики работодателя и порядка интеграции кадровых сервисов. Важно помнить: с момента перехода на электронную систему ответственность за корректность данных делится между работником и компанией.

Что изменилось для работодателей в 2025 году

Для бизнеса внедрение электронных трудовых книжек стало одновременно вызовом и шагом к модернизации.
Среди ключевых изменений:

• Обязательная регистрация в специализированных системах.
• Интеграция кадрового учёта с внешними сервисами.
• Необходимость обучения сотрудников и обновления внутренних регламентов.

В итоге многие процессы упростились: оформление новых сотрудников, передача сведений в контролирующие органы, формирование архивов. Однако всё это требует вложений в технику, защиту данных и кадровое обучение.

Реальные примеры и типичные вопросы

Работник сменил несколько компаний за последние несколько лет. Архив бумажных документов теперь не нужен: история автоматически отображается в личном кабинете, а выписку можно отправить по запросу нового работодателя или для оформления ипотеки.

Но что делать пенсионеру, который опасается потерять важные сведения? Или сотруднику, который жил и работал в другом государстве, а теперь сталкивается с разными форматами учёта? В каждом случае есть алгоритм действий: консультанты на порталах помогут, либо можно запросить бумажную копию сведений.

Часто спрашивают:

• Можно ли сохранить бумажную трудовую книжку наряду с электронной?
• Как восстановить данные при ошибке или сбое?
• Как защитить личную информацию от утечки?

Компетентные службы и продвинутые системы безопасности становятся ответом на большинство опасений.

Тонкости перехода для разных профессий

Особое внимание переходу на электронный формат уделяют работники с длинным стажем, специалисты удалённых или творческих профессий, а также те, кто часто меняет работу. Универсальной инструкции для всех нет — многое зависит от политики работодателя и готовности сотрудника к цифровым инструментам.

Некоторые предпочитают хранить архивную бумажную книжку, другие полностью переходят на цифровой формат и не испытывают дискомфорта. Но в любом случае важно следить за актуальностью данных, вовремя проверять новые записи и обращаться за консультацией при возникновении вопросов.

Новый формат требует привычки и внимательности, но при должном подходе облегчает как построение карьеры, так и решение бытовых задач.

Заключительные мысли

Переход к электронным трудовым книжкам — шаг к современности, который уже стал частью обыденной жизни. Цифровой формат приносит удобство и скорость, но требует вдумчивого отношения со стороны всех участников процесса. Следить за своим стажем стало проще, главное — не забывать проверять данные и быть готовым к новым форматам взаимодействия в профессиональной сфере.