Головне – не головне: визначення пріоритетності справ на день

0

Матриця Ейзенхауера — один з інструментів тайм-менеджменту для визначення пріоритетності справ на день.

Матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера

Ідея створення цієї матриці належить Президентові США Ейзенхауеру. Він був вкрай зайнятою людиною, тому постійно працював над вдосконаленням свого розкладу та упорядкуванням накопичених справ.

Суть матриці у тому, щоб відрізняти термінові справи від важливих, а від занять, які не приносять користі, відмовитися взагалі. Матриця складається з 4-х квадратів.

Матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера

Квадрат А: важливе та термінове

Ці справи не можна відкласти на потім за жодних обставин. В ідеалі цей квадрат повинен бути пустим, Адже справи, які треба зробити зараз – це ситуація непередбачувана. Існує така думка, що важливі справи стають терміновими через наші лінощі та неправильне визначення пріоритетів. Зрозуміло, що авральна ситуація може виникнути у кожного, але зрідка. Тому треба своєчасно робити справи, щоб їх не доводилось записувати в цей квадрат. Справи, які не вимагають вашої безпосередньої участі, можна делегувати.

У цьому квадраті:

– справи, невиконання яких призведе до проблем та непорозумінь (наприклад, не готовий проект, дедлайн здачі якого вже сьогодні);

– справи, пов’язані зі здоров’ям (незапланований похід до лікаря у зв’язку з різким погіршенням самопочуття, відпочинок через перевиснаження);

– справи, невиконання яких віддаляє нас від поставленої цілі (дзвінок важливому партнеру або клієнту).

Квадрат В: важливе, але не термінове

Тут – важливі справи, які не вимагають швидкого виконання.

До завдань в цьому квадраті слід ставитися уважно, адже якраз вони можуть принести найбільший успіх у майбутньому. Вирішення цих завдань дозволяє проявити себе в повній мірі, бо відсутність поспіху дозволяє самостійно обирати методи вирішення задач та визначати прийнятні терміни виконання. Але, якщо ці справи не вирішити заздалегідь, вони автоматично переходять у квадрат А.

Приклади справ:

– планові завдання у рамках щоденної роботи;

– планування нових проектів;

– оцінка отриманих результатів після зробленої роботи, реалізованих проектів;

– відвідування спортклубів для підтримки фізичної форми;

– вивчення іноземних мов;

– відвідування ефективних тренінгів;

– режим харчування та підтримка здоров’я;

– зустріч із важливими людьми.

Квадрат С: термінове, але неважливе

Це – маленькі справи, які треба виконати якомога швидше.

Виконання цих справ рідко наближає нас до досягнення певної мети. Частіше за все, неважливі, але термінові справи відволікають нас від дійсно важливих речей.

Дуже важливо не плутати термінові справи з квадрату C з важливими справами квадрату А. Наприклад, керівництво вам дало завдання «на вчора», але воно не має відношення до ваших безпосередніх обов’язків та проектів. І хоч ця задача має бути виконана терміново, та в першому квадраті вона бути не може, адже не наближає до досягнення мети.

Приклади справ:

– термінові, але не заплановані завчасно зустрічі, збори, від яких не можна відмовитися;

– маленькі справи, які виникли непередбачувано (наприклад, до вас прийшли гості, і треба думати, чим би їх розважити);

– непередбачуване прибирання будинку через забруднення тощо, а також інші справи, які не наближають до мети.

Квадрат D: неважливе і нетермінове

Ті справи, від виконання яких можна відмовитись, вдже вони не принесуть результатів.

Частіше за все, невиконання таких справи може піти тільки на користь. Але такі завдання легкі та цікаві для виконання, і від них дуже складно відмовитись. Якщо ви все ж таки не можете відмовитись від них, то робіть їх після справ з попередніх квадратів.

До задач цього квадрату належать:

– «прогулянки» у соцмережах;

– порожні телефонні розмови;

– різного виду розваги, такі як читання модних журналів, перегляд телебачення та комп’ютерні ігри.

Багато ділових людей світу давно вже перейшли на розподіл справ за цією матрицею. Коли ви навчитесь правильно планувати свій час і відрізняти за допомогою цієї матриці важливі справи від неважливих, то будете встигати більше і швидше прийдете до мети.

(Інфографіка Рузанни Давітян)

Коментувати